Entro il 29 novembre 2011 tutte le società devono dotarsi di un proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata (per semplicità definita PEC). L’obbligo è contenuto nell’art. 6 del decreto legge n. 185/2008, convertito in legge n. 2/2009. I passaggi da compiere per le imprese obbligate sono quindi nell’ordine:

1. Dotarsi di una casella PEC
2. Comunicare al Registro Imprese il riferimento della propria PEC.

La dichiarazione della PEC al Registro Imprese è gratuita se l’invio riguarda unicamente tale comunicazione.

Comunicare la Registro Imprese la PEC o la sua variazione

E’ possibile utilizzare una procedura semplificata online ad uso esclusivo del legale rappresentante della società, munito del dispositivo di firma digitale, senza necessità di registrazione né autenticazione. Le modalità per effettuare la comunicazione ed ogni altra informazione al riguardo sono reperibili sul sito del Registro Imprese.

Cos’è la PEC

La Posta Elettronica Certificata è un sistema di comunicazione analogo alla posta elettronica standard con integrate caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione che danno ai messaggi con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento.

I dettagli legali della PEC e le sue caratteristiche sono definite nel DPR 11 febbraio 2005 n. 68, e nei collegati documenti tecnici:

• Regole tecniche per la posta elettronica certificata
• Circolare CNIPA del 24 novembre 2005 n.49

I tre documenti definiscono gli aspetti generali del servizio e i dettagli tecnici che deve rispettare la PEC; le regole contenute garantiscono validità del servizio e interoperabilità tra i vari gestori di posta certificata, che possono essere sia soggetti Pubblici che Privati purchè iscritti nell’Elenco Pubblico dei Gestori accreditati.

Caratteristiche principali della posta certificata

Perché una trasmissione sia validata come posta certificata è necessario che sia la casella del mittente che la casella del destinatario siano entrambe caselle PEC, altrimenti il sistema potrà fornire solo una parte (o nessuna) delle funzionalità di certificazione previste (ad esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna).

I gestori di posta certificata sono obbligati a mantenere registrati tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione per 30 mesi in modo, al bisogno, da poter fornire le prove di trasmissione e ricezione da parte degli interessati. I gestori sono anche tenuti ad utilizzare sempre un riferimento di data e ora ‘ufficiale’ , allineato con gli enti che garantiscono l’ora esatta. Quindi le registrazioni e tutti gli elementi descritti in seguito (ricevute, buste, …) saranno sempre contrassegnati con un riferimento temporale esatto.

Accesso e identificazione

I servizi di posta certificata utilizzano esclusivamente protocolli sicuri (supportati dai più diffusi strumenti di gestione della posta) per impedire qualsiasi manomissione del messaggio da parte di terzi. I protocolli più diffusi utilizzati sono:

• https per web mail (ricezione ed invio)
• smtps, smtp per invio posta
• pop3s, imaps per ricezione posta

La identificazione può avvenite tramite nome utente e password oppure tramite certificati digitali; in base al proprio gestore possono essere disponibili una o più di queste soluzioni.

Il Gestore della PEC assicura che il mittente utilizzi come indirizzo (casella “from”) solo ed esclusivamente il proprio indirizzo, contrariamente a quanto avviene generalmente nei server generici di posta dove la casella Mittente può essere cambiata con estrema facilità.

Certificazione dell’invio

Quando si invia messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio Gestore PEC una ricevuta di accettazione, con firma del Gestore, che certifica il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC).

Integrità del messaggio PEC

Il Gestore di posta certificata del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal Gestore, in modo che il Gestore del destinatario possa verificare la sua integrità, questo per scongiurare eventuali manomissioni durante la trasmissione. Per garantire l’integrità del messaggio, mittente e destinatario devono utilizzare per la casella di PEC solo uno dei protocolli sicuri descritti in precedenza.

Certificazione della consegna

Un messaggio PEC viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua “busta di trasporto”. Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna, un messaggio email, firmato dal gestore che riporta e ceritifica:

• la consegna
• data e ora di consegna
• contenuto consegnato

Da rimarcare l’ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Questo significa che la PEC restituisce al mittente una prova, firmata dal Gestore del destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato con data e ora di recapito certificate. Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l’invio di documenti ufficiali in formato cartaceo, che rende di conseguenza la PEC valida per eventuali utilizzi in ambito legale.

Altre informazioni ed approfondimenti potete rintracciarli alla pagina PEC di Wikipedia.

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